Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Cynllunio

Pwy ydym ni

Ni yw tîm rheoli datblygiadau adran gynllunio Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol fel rhan o’n gwaith fel awdurdod cynllunio lleol.

Mae’r gwaith yma’n cynnwys

  • Gwneud penderfyniadau a darparu cyngor ar geisiadau cynllunio
  • Ymateb i gyhuddiadau o ddatblygu anghyfreithlon
  • Monitro datblygiadau
  • Creu cytundebau cyfreithiol, cyflwyno hysbysiadau a hyrwyddo’r defnydd gorau ar gyfer tir

Os oes gennych gwestiynau am ddata neu breifatrwydd, cysylltwch â’n swyddog diogelu data trwy e-bost gan ddefnyddio’r ffurflen hon.

Sut y byddwn yn derbyn eich gwybodaeth

Byddwn yn derbyn gwybodaeth am ymgeiswyr mewn dwy ffordd – caiff ei gyflwyno inni’n uniongyrchol gan ymgeisydd (neu trwy asiant cynllunio ar eu rhan) neu byddwn yn ei dderbyn oddi ar wefan trydedd plaid sy’n darparu gwasanaeth trafodion. Mae’r rhain yn cynnwys:

Planning Portal Cymru
iApply

Byddwn hefyd yn derbyn sylwadau, cyflwyniadau, cyhuddiadau a chwestiynau trwy e-bost, llythyr, a thrwy system mynediad cyhoeddus ein gwefan.

Yr hyn fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Er mwyn caniatáu inni wneud penderfyniadau ynghylch eu ceisiadau, bydd rhaid i unigolion roi rhywfaint o wybodaeth bersonol inni (e.e. enw, cyfeiriad, manylion cyswllt). Mewn nifer fechan o amgylchiadau bydd unigolion yn darparu “data categori arbennig” inni er mwyn cefnogi eu cais (h.y. tystiolaeth o hanes meddygol).

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddir inni i wneud penderfyniadau ynghylch y defnydd o dir er budd y cyhoedd. Adnabyddir hyn fel “tasg gyhoeddus” a dyma pam nad oes angen ichi “optio i mewn” i ganiatáu i’ch gwybodaeth gael ei ddefnyddio.

Mae rhaid inni sicrhau bod rhai elfennau o wybodaeth a roddir inni ar gael mewn cofrestrau cynllunio cyhoeddus. Mae hwn yn gofnod parhaol o’n penderfyniadau cynllunio sy’n ffurfio rhan o hanes cynllunio ar gyfer safle penodol, ynghyd â ffeithiau eraill sy’n ffurfio rhan o’r “chwiliad tir”.

Sut y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth

Fyddwn ni ddim yn gwerthu eich gwybodaeth i sefydliadau eraill. Fyddwn ni ddim yn symud eich gwybodaeth y tu allan i’r DU. Fyddwn ni ddim yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer llunio penderfyniadau’n awtomatig.

Byddwn yn cyhoeddi manylion ceisiadau cynllunio ar-lein er mwyn i bobl allu cyfrannu eu sylwadau. Caiff sylwadau eu hadolygu i sicrhau na fyddwn yn cyhoeddi unrhyw beth enllibus a bydd enwau’r sylwebwyr i’w gweld, ynghyd â nodyn i ddweud os ydyn nhw’n cefnogi, yn gwrthwynebu neu’n gosod cyflwyniadau. 

Weithiau, bydd angen inni rannu’r wybodaeth sydd gennym gydag adrannau eraill o’r Awdurdod – er enghraifft, i brofi ers pa bryd y mae adeilad wedi ei ddefnyddio fel annedd.

Byddwn hefyd yn anfon arolwg dilynol “sut wnaethon ni?” i sampl o bobl sy’n defnyddio ein gwasanaeth i weld sut y gallem wella ein gwaith.

Eich hawl chi i’ch gwybodaeth

Mae’r ddeddf yn sicrhau nifer o hawliau ichi reoli pa wybodaeth bersonol a ddefnyddir gennym a sut y gallwn ei ddefnyddio.

Gallwch ofyn am fynediad i’r wybodaeth yr ydym yn ei gadw amdanoch

Byddem, fel arfer, yn disgwyl rhannu’r hyn y byddwn yn ei gofnodi amdanoch gyda chi pryd bynnag y byddwn yn asesu eich anghenion neu pan fyddwn yn darparu gwasanaethau ar eich cyfer.

Gallwch ofyn inni newid gwybodaeth y credwch sy’n wallus

Dylech roi gwybod inni os ydych yn anghytuno gyda rhywbeth sydd wedi ei ysgrifennu ar eich ffeil.

Efallai na fydd modd inni newid neu ddileu’r wybodaeth yma bob amser, ond fe wnawn gywiro gwallau ffeithiol ac efallai y gwnawn gynnwys eich sylwadau yn y cofnod i ddangos eich bod yn anghytuno ag e. 

Gallwch ofyn inni ddileu gwybodaeth (hawl i gael eich anghofio)

Mewn rhai amgylchiadau gallwch ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei dileu er enghraifft:

  • Lle nad oes angen eich gwybodaeth bersonol bellach at y diben y’i casglwyd yn wreiddiol
  • Lle rydych wedi tynnu eich caniatâd yn ôl inni ddefnyddio eich gwybodaeth (ble nad oes unrhyw reswm cyfreithiol arall inni ei ddefnyddio)
  • Lle nad oes unrhyw reswm cyfreithiol inni ddefnyddio eich gwybodaeth
  • Lle bo dileu’r wybodaeth yn ofyniad cyfreithiol

Ble fo eich gwybodaeth bersonol wedi ei rhannu gydag eraill, fe wnawn bopeth y gallwn i wneud yn siŵr bod y rheini sy’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn cydymffurfio â’ch cais i ddileu eich gwybodaeth.

Gallwch ofyn i gyfyngu’r hyn y byddwn yn defnyddio eich data personol ar ei gyfer

Mae gennych hawl i ofyn inni gyfyngu’r hyn y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol:

  • lle rydych wedi dynodi gwybodaeth anghywir, ac wedi dweud wrthym am hynny
  • lle nad oes gennym reswm cyfreithiol i ddefnyddio’r wybodaeth honno ond eich bod am inni gyfyngu ein defnydd ohoni’n hytrach na’i dileu’n gyfan gwbl

Pan fo gwybodaeth wedi ei gyfyngu ni ellir ei ddefnyddio, ar wahân i storio’r data’n ddiogel a, gyda’ch caniatâd, i ddelio â hawliadau cyfreithiol ac i warchod eraill, neu ble mae’n bwysig i fuddiannau cyhoeddus y DU.

Ble fo cyfyngu ar ddefnydd wedi ei ganiatáu, fe wnawn eich hysbysu cyn parhau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae gennych hawl i ofyn inni stopio defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer unrhyw wasanaeth. Ond os caiff y cais hwn ei gymeradwyo, mae’n bosibl y bydd yn achosi oedi neu’n ein hatal rhag cyflenwi’r gwasanaeth hwnnw.

Ble fo modd, fe wnawn anelu i gydymffurfio â’ch cais, ond mae’n bosibl y bydd angen inni gadw neu ddefnyddio gwybodaeth oherwydd bod hynny’n ofynnol dan y ddeddf.

Golygiad (‘cuddio adrannau’)

Mae gennym bolisi ble byddwn yn golygu’r manylion canlynol fel mater o drefn cyn rhyddhau ffurflenni a dogfennau ar-lein:

  • Manylion cyswllt personol yr ymgeisydd – e.e. rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost
  • Llofnodion
  • Data Categori Arbennig – e.e. datganiadau cefnogol sy’n cynnwys gwybodaeth am anhwylderau iechyd neu darddiad ethnig
  • Gwybodaeth y cytunir ei bod yn gyfrinachol – e.e. am resymau masnachol

Weithiau, efallai y penderfynwn ei bod yn angenrheidiol, yn deg ac yn gyfreithiol i ddatgelu data sy’n ymddangos yn y rhestr uchod. O dan yr amgylchiadau hyn, fe roddwn wybod ichi am ein bwriad cyn inni gyhoeddi unrhyw beth.

Os byddwch yn cyflwyno gwybodaeth gefnogol yr hoffech iddi gael ei thrin yn gyfrinachol neu yr hoffech iddi gael ei hatal yn benodol o’r gofrestr gyhoeddus, cofiwch roi gwybod inni cyn gynted ag y bo modd – yn ddelfrydol, cyn ichi gyflwyno eich cais. Cofiwch sicrhau bod unrhyw wybodaeth gyfrinachol, data categori arbennig neu wybodaeth fasnachol sensitif yn cael ei amlygu a’i labelu’n blaen. Y ffordd orau i gysylltu â ni am y mater hwn yw trwy e-bost gan ddefnyddio’r ffurflen hon.

Cadw (‘pa mo hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth’)

Rydym yn prosesu nifer o wahanol fathau o wybodaeth yn unol â’n polisi cadw gwybodaeth. Isod, nodir crynodeb fer o ba mor hir y byddwn yn cadw pethau cyn eu dinistrio:

  • Cofrestrau statudol (e.e. ffurflenni cais, dogfennau cefnogol, penderfyniadau cynllunio, cynlluniau wedi eu cymeradwyo, cytundebau cyfreithiol, adroddiadau swyddogion) – am byth
  • Ymatebion i ymgynghoriadau, cyflwyniadau, llythyrau, gohebiaeth gyffredinol – 5 mlynedd

Cwynion a phroblemau

Mae llunio penderfyniadau ar faterion cynllunio yn dasg gyhoeddus ac nid oes gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl i brosesu eich gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni’r dasg hon. Fodd bynnag, os ydych yn credu ein bod wedi gwneud camgymeriad neu os oes rheswm y byddai’n well gennych i rywbeth beidio cael ei ddatgelu, cofiwch ofyn inni trwy gysylltu â ni trwy e-bost gan ddefnyddio’r ffurflen hon.

Os byddwch angen cyflwyno cwyn yn benodol am y modd yr ydym wedi prosesu eich data dylech, yn y lle cyntaf, ddefnyddio ein polisi cwynion corfforaethol neu gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data. Os fethwn ni ymateb yn briodol, gallwch gyfeirio eich pryderon at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.